---

Cân bằng Giảm Chi phí và Đóng góp cho Môi trường! Mẹo Lập kế hoạch và Quản lý Đặt hàng Ấn phẩm Thông minh

"Đúng lúc cần thì lại hết brochure!" "Cuối cùng lại phải vứt bỏ hàng đống tờ rơi làm cho sự kiện..." "Vẫn đang dùng danh thiếp với thông tin cũ..."

Đối với người phụ trách của công ty, việc đặt hàng và quản lý các ấn phẩm như danh thiếp, brochure, catalogue, tờ rơi quảng cáo có lẽ là một vấn đề khá đau đầu, phải không?

Đặt hàng quá ít có nguy cơ bỏ lỡ cơ hội kinh doanh, trong khi đặt hàng quá nhiều lại chiếm không gian lưu trữ và phát sinh chi phí xử lý nếu thông tin trở nên lỗi thời. Đây không chỉ là vấn đề chi phí mà còn là vấn đề tác động môi trường đáng kể.

Tuy nhiên, những thách thức này có thể được giải quyết bằng cách lập kế hoạch đặt hàng và quản lý phù hợp. Bài viết này giới thiệu các mẹo lập kế hoạch và quản lý ấn phẩm thông minh để đạt được cả việc giảm chi phí và đóng góp cho môi trường.

Cạm bẫy của việc Đặt hàng "Mua số lượng lớn" Truyền thống

"Mua số lượng lớn", đặt hàng số lượng lớn ấn phẩm cùng một lúc để giảm đơn giá, thoạt nhìn có vẻ hợp lý. Tuy nhiên, nó tiềm ẩn những nhược điểm sau:

• Rủi ro Tồn kho Quá mức: Nếu dự báo nhu cầu sai, bạn sẽ tồn kho một lượng lớn.
• Phát sinh Chi phí Lưu kho: Cần không gian và công sức để lưu trữ hàng tồn kho.
• Lỗi thời và Lãng phí: Nếu thông tin sản phẩm hoặc thiết kế thay đổi, các ấn phẩm cũ trở nên vô dụng và phải bị loại bỏ.
• Ảnh hưởng Tiêu cực đến Dòng tiền: Chi phí ban đầu cho các đơn hàng lớn có thể gây áp lực lên dòng tiền.
• Tăng Gánh nặng Môi trường: In ấn và thải bỏ không cần thiết gây lãng phí giấy và mực, làm tăng tác động môi trường.

4 Mẹo để Đạt được Kế hoạch và Quản lý Đặt hàng Thông minh

1. Ước tính bằng Dự báo Nhu cầu Chính xác

Đầu tiên, điều quan trọng là phải dự đoán "khi nào," "cái gì," và "số lượng bao nhiêu" bạn sẽ cần một cách chính xác nhất có thể.

• Phân tích Dữ liệu Quá khứ: Dự báo số lượng cần thiết bằng cách tham khảo cùng kỳ năm ngoái hoặc kết quả các chiến dịch trước đây.
• Xem xét Sự kiện và Yếu tố Theo mùa: Xác định các ấn phẩm cần thiết cho những thời điểm cụ thể, như triển lãm hoặc các chiến dịch theo mùa.
• Phối hợp với các Bộ phận Liên quan: Làm việc với các bộ phận thực sự sử dụng ấn phẩm, như bộ phận bán hàng và tiếp thị, để xác nhận các loại và số lượng cần thiết.
• Dành một Khoảng Dự phòng Nhỏ: Nếu việc dự báo khó khăn, hãy chỉ đặt hàng số lượng tối thiểu cần thiết cộng với một khoảng dự phòng nhỏ.

Điểm chính: Dự báo hoàn hảo là rất khó. Luôn ý thức về nguy cơ đặt hàng quá nhiều và áp dụng tư duy cơ bản là "đặt hàng thêm nếu thiếu."

2. Tối đa hóa Việc sử dụng In theo Yêu cầu (POD)

In theo Yêu cầu (Print-on-Demand: POD) là cách hiệu quả nhất để thực hiện phương pháp "đặt hàng thêm nếu thiếu." POD, chỉ in những gì cần thiết khi cần thiết, là quân át chủ bài cho việc quản lý đơn hàng thông minh.

• Rủi ro Tồn kho Bằng không: Có thể đặt hàng với số lượng rất nhỏ, như 50 hoặc 100 bản, gần như loại bỏ hoàn toàn nhu cầu giữ hàng tồn kho.
• Giảm Chi phí: Giảm chi phí ban đầu, chi phí lưu kho và chi phí xử lý, giúp giảm tổng chi phí.
• Luôn Cập nhật Thông tin: Linh hoạt thích ứng với các thay đổi về thiết kế và thông tin, đảm bảo bạn luôn sử dụng phiên bản ấn phẩm mới nhất.
• Đóng góp cho Môi trường: Loại bỏ việc in ấn và lãng phí không cần thiết, giảm đáng kể tác động môi trường.

Điểm chính: POD đặc biệt lý tưởng cho các mặt hàng yêu cầu cập nhật thông tin thường xuyên, như danh thiếp và hồ sơ công ty, hoặc các mặt hàng cần tạm thời với số lượng nhỏ, như tờ rơi sự kiện.

3. Kết hợp Kế hoạch Hàng năm với Đặt hàng Linh hoạt

Lập kế hoạch bằng cách phân biệt giữa các ấn phẩm cần thiết trong suốt cả năm (ví dụ: brochure tiêu chuẩn) và những ấn phẩm cần thiết vào những thời điểm cụ thể (ví dụ: catalogue sản phẩm mới, tài liệu sự kiện).

• Kế hoạch Hàng năm: Đối với các mặt hàng tiêu chuẩn có nhu cầu phần nào có thể dự đoán được, bạn có thể ước tính mức sử dụng hàng năm và đặt hàng POD theo kế hoạch nhiều lần, hoặc, nếu đảm bảo được không gian lưu trữ và quản lý, hãy cân nhắc đặt hàng số lượng lớn hơn một chút để giảm đơn giá.
• Ứng phó Tình huống: Phản ứng nhanh chóng và linh hoạt với các sự kiện hoặc chiến dịch đột xuất bằng cách sử dụng POD.

Điểm chính: Coi kế hoạch hàng năm như một hướng dẫn và chuẩn bị xem xét lại một cách linh hoạt theo những thay đổi của thị trường và tình hình nội bộ.

4. Tạo Quy tắc Quản lý Tồn kho Đơn giản (Ngay cả với Số lượng nhỏ)

Ngay cả khi sử dụng POD, đôi khi bạn vẫn có thể giữ một ít hàng tồn kho. Trong những trường hợp như vậy, hãy thiết lập các quy tắc quản lý đơn giản.

• Làm rõ Vị trí Lưu trữ: Quyết định vị trí lưu trữ và giữ chúng ngăn nắp để bạn biết cái gì ở đâu.
• Nhập trước, Xuất trước (FIFO): Thực hiện triệt để FIFO để đảm bảo các mặt hàng cũ hơn được sử dụng trước.
• Kiểm kê Định kỳ: Định kỳ kiểm tra hàng tồn kho và nhanh chóng quyết định về các mặt hàng không còn cần thiết hoặc đã lỗi thời (lãng phí sẽ ở mức tối thiểu với POD).

Điểm chính: Nỗ lực quản lý hàng tồn kho cũng là một chi phí. Hoạt động dựa trên tiền đề "giữ càng ít hàng tồn kho càng tốt" và tích cực sử dụng POD.

Đặt hàng và Quản lý Thông minh được Hiện thực hóa với Packache

[Packache], một nền tảng được thiết kế để giải quyết các thách thức quản lý ấn phẩm của doanh nghiệp, thực sự hỗ trợ việc thực hành lập kế hoạch và quản lý đơn hàng thông minh.

• Hỗ trợ Lô hàng nhỏ qua POD: Nhiều mặt hàng có thể được đặt hàng chỉ từ 1 bản. Loại bỏ triệt để rủi ro tồn kho và chi phí không cần thiết.
• Tiện lợi Hoàn toàn Trực tuyến: Hoàn thành toàn bộ quy trình trực tuyến, từ tạo thiết kế (với trình chỉnh sửa AI) đến báo giá và đặt hàng. Sắp xếp tài liệu nhanh chóng bất cứ khi nào cần.
• Dễ dàng Sửa đổi và Tái sử dụng Thiết kế: Dễ dàng sửa đổi thiết kế hoặc tạo các biến thể bằng trình chỉnh sửa trực tuyến. Ngăn chặn thông tin lỗi thời.
• Vật liệu Sinh thái Phong phú: Cung cấp nhiều lựa chọn như giấy tái chế và mực in thân thiện với môi trường để hỗ trợ các sáng kiến bền vững của doanh nghiệp.

Kết luận: Đạt được Hoạt động Kinh doanh Hiệu quả về Chi phí và Thân thiện với Môi trường bằng việc Đặt hàng có Kế hoạch

Việc đặt hàng và quản lý ấn phẩm có thể được cải thiện đáng kể chỉ với một chút khéo léo và lập kế hoạch. Dự báo nhu cầu chính xác, sử dụng POD, kết hợp kế hoạch hàng năm với sự linh hoạt và quản lý tồn kho đơn giản – kết hợp những điều này cho phép giảm chi phí không cần thiết và đóng góp vào việc giảm gánh nặng môi trường.

Tại sao không hướng tới các hoạt động kinh doanh thông minh hơn, bền vững hơn bằng cách sử dụng một cách khôn ngoan các dịch vụ như [Packache]?